Gestión Documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – SGD
La Fundación Universitaria Antonio de Arévalo (UNITECNAR) ha implementado el sistema de gestión documental conocido como SIA, diseñado para gestionar eficientemente la recepción, radicación y trámite de las comunicaciones oficiales. Este sistema consiste en la administración de la correspondencia, asegurando que cada documento sea registrado, distribuido y monitoreado adecuadamente a lo largo de su ciclo de vida institucional.
Con el SIA, UNITECNAR fortalece su capacidad organizativa, optimiza la comunicación tanto interna como externa, y promueve la transparencia en el manejo de la información oficial.
QUIÉNES SOMOS
La unidad de archivo es donde se llevan a cabo los procesos de la gestión documental, es la responsable de vigilar y controlar el módulo de correspondencia en nuestro aplicativo SIA, la implementación de normas en cada uno de los archivos de gestión de la Fundación Universitaria Antonio de Arévalo. Respetando los principios de procedencia y orden original.
Descubre más de la Gestión Documental
La Fundación Universitaria Antonio de Arévalo se enorgullece en ofrecer a nuestra comunidad estudiantil y administrativa un servicio eficiente y centralizado a través de nuestra Ventanilla Única. Esta plataforma, gestionada por nuestra unidad de correspondencia, se encarga de recibir, registrar y distribuir todas las comunicaciones entrantes, contribuyendo así al funcionamiento fluido de nuestros procesos de gestión documental.
Nuestra unidad de correspondencia integra estos procesos con nuestros archivos de gestión, tanto central como histórico, garantizando la coherencia y accesibilidad de la información en todas las etapas de su ciclo de vida.
Para llevar a cabo esta labor de manera óptima, hemos implementado un sistema de digitalización que nos permite registrar los documentos provenientes de la Ventanilla Única, ya sea en formato físico desde la recepción de la Fundación o en formato digital desde los correos electrónicos. Todos estos registros se gestionan eficazmente a través de nuestro software de gestión documental, el SIA Modulo Correspondencia, asegurando así un seguimiento preciso y una administración eficiente de toda nuestra documentación.
La unidad de comunicaciones de la Fundación Universitaria Antonio de Arévalo sirve como el hogar de nuestro archivo central e histórico, donde se reciben y resguardan los documentos transferidos desde los diversos archivos de gestión de UNITECNAR. Estos documentos, una vez completado su proceso primario, continúan siendo consultados ocasionalmente en diferentes instancias de nuestra institución.
El archivo histórico de nuestra institución está compuesto por aquellos documentos transferidos desde el archivo central que deben ser preservados de manera permanente debido a su valor cultural, histórico y su importancia para la investigación académica. Estos registros representan la memoria institucional de UNITECNAR y son fundamentales para comprender nuestra evolución a lo largo del tiempo y para apoyar futuras investigaciones y proyectos académicos.
Los servicios prestados por esta unidad:
- TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La Transferencia de documentos al Archivo Central, se debe realizar por parte del responsable del Archivo de Gestión de cada dependencia Académica/Administrativa, teniendo en cuenta los tiempos establecido a las series en la tabla de retención documental para su custodia , al vencimiento de su periodo indicado en el cronograma de transferencias, previo al visto bueno del responsable del área. - SERVICIO DE CONSULTA
Horario: Lunes a viernes de 8:OO AM- 1:00 pm y 2:00 PM- 5:00 PM
Teléfono: 6600671 ext,1107
Correo electrónico
archivoycorrespondencia@unitecnar.edu.co - INVENTARIOS DOCUMENTALES
El inventario documental es un proceso de descripción de la información almacenada en los archivos y fondos documentales, con la finalidad de garantizar de manera exacta la recuperación y acceso a la información en el momento en que se requiera para su consulta.
Los archivos central e histórico, están en constante cambio en su proceso de actualización conforme al acuerdo 042 de 2002.
El
PGD
es la hoja de ruta para la gestión de documentos en una organización que Define cómo se manejarán los documentos a lo largo del tiempo, Detalla el tratamiento y la organización de los documentos, Establece las pautas para el uso y la preservación de la documentación y Proporciona un sistema para ordenar la información y mejorar el acceso.
Para su efectividad, el PGD requiere aprobación oficial, publicación, implementación y supervisión contante
En el horizonte de 2020 a 2025, UNITECNAR se embarca en una misión archivística revolucionaria con su PINAR.
Este plan no solo se sincroniza con el PGD, sino que también se entrelaza con la estructura de planes institucionales, asegurando la ejecución eficaz de las estrategias delineadas.
El PINAR se propone:
- Conformidad con la Normativa: Alineación total con las leyes archivísticas de Colombia, garantizando la integridad legal de UNITECNAR.
- Avance Archivístico: Impulsar un nuevo paradigma en la gestión de archivos, basado en un esquema de trabajo innovador y bien definido.
- Movilización de Recursos: Procurar el apoyo decisivo de la Alta Dirección para asignar los recursos que permitan optimizar los procesos y atender las necesidades críticas.
- Definición de Metas: Articular con precisión las ambiciones y objetivos de la función archivística, proporcionando un rumbo claro y cuantificable.
- Evaluación y Evolución: Establecer un mecanismo de seguimiento y evaluación que permita no solo medir los logros, sino también fomentar una mejora continua.
El PINAR representa una nueva era para UNITECNAR, marcando un compromiso con la modernización y la eficacia en la conservación de su legado documental.
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son una herramienta esencial en la gestión de documentos. Su objetivo principal es facilitar la organización y el control de la información en una entidad. A continuación, exploraremos cómo las TRD contribuyen a la eficiencia y la efectividad en la administración documental:
-
Clasificación Documental
Las TRD permiten la clasificación ordenada de los documentos según la estructura orgánico-funcional de la entidad. Esto significa que los documentos se agrupan de manera lógica, lo que facilita su búsqueda y acceso. -
Racionalización de la Producción Documental
Al establecer criterios de retención y disposición final, las TRD ayudan a racionalizar la producción documental. Esto implica determinar cuánto tiempo se deben conservar los documentos en cada etapa de su ciclo vital. Así, evitamos la acumulación innecesaria de archivos y optimizamos el espacio físico y digital. -
Eficiencia y Eficacia
Las TRD permiten a la Fundación Universitaria Antonio de Arévalo proporcionar un servicio más eficaz y eficiente. Al tener claridad sobre cuándo y cómo se deben eliminar o archivar los documentos, se agiliza la toma de decisiones y se reduce la carga administrativa. -
Control y Acceso
Finalmente, las TRD garantizan un control adecuado sobre los documentos. Al seguir los tiempos de retención establecidos, se evitan problemas legales y se asegura la disponibilidad de la información cuando sea necesario.
Las TRD son más que simples listas de series y tipos documentales; son aliadas estratégicas en la gestión documental. ¡Utilicémoslas de manera inteligente para optimizar nuestros procesos y mejorar la calidad de nuestros servicios!.
El Sistema Integrado de Conservación (SIC) se concibe como un conjunto de estrategias, procesos y procedimientos destinados a la conservación documental y preservación digital. Su objetivo primordial es asegurar el mantenimiento adecuado de la información, sin importar el medio o la tecnología utilizada en su creación. A lo largo de su ciclo vital, desde la producción o recepción hasta la disposición final, se preservan atributos esenciales como la unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad y originalidad.
EL Acuerdo 006 DE 2014 del Archivo General de la Nación establece las bases para implantar el SIC. Este enfoque integral busca garantizar la preservación de los documentos de archivo, independientemente de su formato o soporte. Así se asegura que la información permanezca fiable y accesible a lo largo del tiempo.
el SIC es una herramienta fundamental para la gestión documental, permitiendo salvaguardar nuestro patrimonio documental y asegurar su valor histórico y administrativo.
Manual de procedimientos de
comunicaciones internas y
externas
Plasma la importancia del manejo archivístico de las comunicaciones oficiales (internas/producidas), (externas/recibidas), fortaleciendo el proceso de Gestión Documental, desde el inicio de su ciclo vital del documento, hasta su disposición final. Siguiendo las directrices como la planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración documental, de conformidad con la legislación archivística vigente.
La Fundación Universitaria Antonio de Arévalo - Unitecnar expide Resoluciones y Acuerdos en materia de Gestión Documental para el desarrollo de sus funciones, conforme a los lineamientos legales vigentes.
Resolucion No 02-1-20 (30 de enero de 2020)
“Por medio la cual se crea el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de Archivo, se determinan sus funciones y se dictan otras disposiciones”.
Resolucion No.06-1-20 (24 de julio de 2020)
“Por medio de la cual se adopta e implementa la Ventanilla de Correspondencia Virtual de la Fundación Universitaria Antonio de Arévalo – UNITECNAR.
La Fundación Universitaria Antonio de Arévalo - Unitecnar expide Resoluciones y Acuerdos en materia de Gestión Documental para el desarrollo de sus funciones, conforme a los lineamientos legales vigentes.
Constitución Política de 1991.
De los Principios Fundamentales
Ley 190 de 1995.
Normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración pública.
Ley 527 de 1999.
Acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales.
Ley 734 de 2002.
Expedición del código disciplinario único.
Ley 610 de 2000.
Trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las Contralorías.
Ley 594 de 2000.
Ley General de Archivos.
Ley 962 de 2005.
Racionalización de trámites y procedimientos administrativos.
Ley 1712 de 2014.
de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública.
Decreto 2609 de 2012.
Disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado.
Acuerdo 060 de 2001.
Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 039 de 2002.
Regulación del procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.
Acuerdo 042 de 2002..
Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el inventario único documental.
Acuerdo 003 de 2013.
Adopción y reglamentación del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.
Acuerdo 004 de 2013.
Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo 008 de 2014.
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística.
Acuerdo 006 de 2015.
Por el cual se modifica el artículo 11 del Acuerdo 008 de 2014 que establece las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística.
Directiva Presidencial 04 de 2012.
Lineamientos de la Política de Cero Papel en la Administración Pública.
Resolución 318 de 2019.
Por la cual se adoptan los instrumentos de gestión de la información del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.